Deine To-do-Liste erschlägt dich? So bekommst du sie in den Griff.

Ganz klar: To-do-Listen sind ein hilfreiches Instrument gegen die Überforderung/Ohnmacht, die sich einstellt, wenn man einfach nicht mehr weiß, wo man anfangen oder was man zuerst machen soll. Frei nach dem Motto Gut geplant ist halb erledigt befreien sie den Kopf und verwandeln einen schier unüberwindbaren Berg an Aufgaben in eine leicht und locker zu durchschreitende Hügellandschaft. Das klappt in der Regel einwandfrei. Es sei denn, die Liste ist so lang/komplex, dass sie unserem Gehirn „Kopfzerbrechen” bereitet – und Selbiges die To-do-Liste als eine Art Bedrohung ansieht. Dann schaltet es schnell auf Überwältigungsstarre um – und das Abarbeiten der Aufgabenliste erscheint uns unmöglich. Aber dieser Schein täuscht – denn es gibt Wege aus der Überwältigung heraus.

Diese Überwältigungsstarre – oder auch Freeze-Reaktion – ist eine natürliche Antwort auf eine Bedrohung beziehungsweise einen Stressor – ganz gleich, ob es sich um eine äußere/physische Bedrohung oder eine innere Bedrohung – wie zu viel mentaler Stress –handelt.

To-do-Listen können vom Gehirn als Bedrohung angesehen werden.

Bei einer solchen übermäßig umfangreichen Aufgabenliste könnte die Bedrohung in der Befürchtung bestehen:

• andere eventuell zu enttäuschen,
• zu versagen oder
• sich inkompetent zu fühlen.

Das Gehirn bleibt in diesem Falle praktisch erstmal stehen – klares, strukturiertes Denken und systematisches Vorgehen sind nicht möglich. Medizinisch ist das so zu erklären, dass der Teil des Gehirns, der für Selbstregulierung, Entscheidungsfindung und Planung zuständig ist, die Kontrolle verliert und der für Emotionen verantwortliche Teil übernimmt.

Soweit die schlechte Nachricht. Die gute Nachricht dazu lautet: es gibt direkte, konkrete Schritte, aus der Starre/Lähmung Überforderung heraus.

Schritt 1: Teile Mammutprojekte, Monsteraufgaben und Herkulesarbeiten in möglichst kleine Stücke auf.

Als Erstes musst du deinen Stresspegel ein oder zwei Stufen herunterschrauben. Versuche, ein paar Mal tief durchzuatmen, um deinen Cortisolspiegel – eines der wichtigsten Stresshormone – zu senken. Wenn du dich von einer einzigen gewaltigen Aufgabe überfordert fühlst, solltest du sie in kleine Schritte aufteilen. Diese Schritte sollten geradezu aberwitzig klein sein. Die Messlatte ist, dass die Aufgabe so klein sein sollte, dass du keinen – keinen! – Widerstand spürst.

Zweitens müssen deine Schritte absolut konkret sein  – du musst dich auf eine bestimmte Zeit, einen bestimmten Ort und eine bestimmte Dauer beschränken, in der du eine bestimmte Aufgabe erledigst. Stell dir vor, du müsstest einem pubertierenden Teenager Anweisungen geben, der keinerlei Lust hat, irgendwas zu tun – also musst du sehr sehr sehr konkret sein.

Nimm auch ein wenig Druck von dir, indem du dir sagst, dass es in Ordnung ist, wenn du eine „nicht so gute” Arbeit leistest. Du kannst ganz einfach später immer noch darauf zurückkommen und es besser machen.

Wie können unserem Gehirn die Angst vor der To-do-Liste ganz sachte nehmen. Durch einfache Aktion.

Schließlich solltest du einen ersten Schritt tun – und zwar irgendeinen. Denn es ist meistens nur die Vorstellung von der Aufgabe, die uns davon abhält, sie zu erledigen. Dieser Gedanke ist oftmals so groß (und wird gerne immer noch größer und größer), dass wir nicht wissen, was wir tun sollen (einfach weil wir ja theoretisch überall anfangen können und deswegen aus Hilflosigkeit nämlich nirgendwo anfangen). Also: Bring diesen „geistigen Luftballon” zum Platzen und denk dran: Es gibt nichts Gutes, außer du tust es.

Schritt 2: Schaffe dir selbst Anreize

Bei einer überwältigenden Liste mit vielen kleinen Aufgaben ist es wichtig, strategisch zu beginnen. Strategisch kann zum Beispiel bedeuten: 
• Beginne doch einfach damit, was dir am meisten Spaß macht! Wir konzentrieren uns die meiste Zeit so sehr auf das Sollen, dass wir vergessen, dass manchmal auch ein Wollen dahintersteckt – und dem nachzugehen kann sehr inspirierend und erfrischend sein.
• Oder starte doch einfach mit der vermeintlich kleinsten oder einfachsten Aufgabe – auch das kann ebenfalls neues Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten schaffen und neuen Schwung verleihen.
• Ein weiterer Ansatzpunkt, um endlich ins Tun zu kommen, ist, etwas zu tun, das für jemand anderen von hoher Wichtigkeit ist. Wenn du dich mit der To-do-Liste überfordert fühlst, frage dich, was davon das Leben eines anderen Menschen erleichtern könnte.
• Oder belohne dich direkt selbst mit etwas: Sich selbst eine Belohnung in Aussicht zu stellen, kann auch dabei helfen, etwas zu tun, das man eigentlich nicht erledigen möchte.
• Und wenn es einfach unmöglich ist, die Aufgabenliste anzugehen/abzuarbeiten – delegiere einzelne Schritte. Bitte eine Kollegin, ein Familienmitglied oder einen Freund, einen Punkt von der Liste zu übernehmen. Natürlich in dem Wissen, dass du dich in Zukunft revanchieren wirst.

Schritt 3: Vermeide die Vermeidung.

Bevor du beginnst, beseitige alle Ablenkungen –  damit du dich vollständig auf die anstehende Aufgabe konzentrieren kannst. Leg dein Handy weg, räum deinen Schreibtisch auf und stellen einen Timer auf zum Beispiel 30 Minuten. Sag allen um dich herum – und auch dir selbst – dass du während dieser Zeit nicht gestört werden darfst. Das bedeutet auch, dass du keine Pausen für Snacks oder die Waschmaschine zwischendurch machen darfst.

Was auf keinen Fall passieren darf, ist, dass deine Überwältigungsstarre/Lähmung in eine Prokrastination (extremes Aufschieben/Vertagen) umschlägt (wie zum Beispiel mal eben kurz durch Instagram scrollen), mit der du dann die große, schwierige Aufgabe vermeidest. Ablenkung und Prokrastination gehen oft Hand in Hand – besonders wenn man sich in einem Umfeld befindet, in dem die Versuchung immer in der Nähe und leicht verfügbar ist.

Das Vermeiden von Aufgaben hält einen nicht nur im gegenwärtigen Moment auf, sondern führt auch dazu, dass man die negative Erfahrung beim nächsten Mal wiederholt. Das besondere Problem dabei: Wenn du etwas vermeidest, das dich ängstlich macht, werden gleich zwei falsche Auffassungen verstärkt:

Die erste falsche Auffassung ist, dass die Situation wirklich bedrohlich war, und die zweite falsche Auffassung ist, dass du nicht in der Lage warst, damit umzugehen.

Wenn wir Aufgaben vermeiden, verfestigen sich diese beiden Meinungen in uns und wir gelangen nicht zu den zwei folgenden, für das erfolgreiche Erledigen von To-do-Listen  jedoch so absolut wichtigen Überzeugungen. Erstens: „Das war gar nicht so schlimm, wie ich dachte” und zweitens: „Ich habe es geschafft!”.

Fazit: Wir müssen unser Gehirn überzeugen.

Der Schlüssel liegt darin, die Angst zu überwinden, in dem wir unserem Gehirn beibringen, dass es auch unter Stress gut funktionieren kann. Auf diese Weise werden sowohl Selbstvertrauen als auch gute Gewohnheiten aufgebaut. Eine gute Basis, um die nächste To-do-Liste erfolgreich und gelassen zu meistern. Denn nach der To-do-Liste ist ja meistens vor der To-do-Liste.